banner large

Bagaimana melakukan perencanaan acara di Mac

Comment
X
Share


AppleInsider didukung oleh audiensnya dan dapat memperoleh komisi sebagai Associate Amazon dan mitra afiliasi untuk pembelian yang memenuhi syarat. Kemitraan afiliasi ini tidak memengaruhi konten editorial kami.

Mac dilengkapi dengan banyak app yang dapat Anda gunakan untuk membuat — dan mengelola — acara, meskipun ada juga yang lebih baik dari pihak ketiga. Inilah cara membuat acara apa pun terjadi dengan Mac Anda.

Lokakarya, pernikahan, pesta, atau pemotretan di lokasi selama seminggu untuk sebuah film, tidak peduli apa acaranya. Semua yang Anda perlukan untuk mengatur memiliki elemen inti yang sama, meskipun detailnya sangat bervariasi, dan Mac dibuat untuk melakukan semuanya.

Dan itu bahkan lebih cocok bila Anda juga menggunakan iPhone dan iPad.

Jika Anda seorang perencana acara penuh waktu, ada layanan online seperti Eventleaf yang bertujuan untuk menyediakan semua yang Anda butuhkan dalam satu paket. Kenyamanan adalah memiliki satu alat, tetapi ada ketidaknyamanan.

Misalnya, jika Anda tidak menyukai satu bagian tertentu dari layanan tertentu, Anda tidak dapat menukarnya dengan yang lain. Plus, tentu saja, biaya layanan online dan ada cara untuk melakukan pekerjaan ini hanya dengan apa yang ada di Mac Anda.

Anda tidak akan melakukan itu. Ada aplikasi alternatif pihak ketiga yang jauh lebih cocok untuk berbagai pekerjaan perencanaan acara, tetapi Anda bisa.

Dan Anda dapat memilih kapan Anda perlu membeli setiap bit baru saat Anda mengerjakan acara Anda.

Pengingat Apple diremehkan, tetapi jika acara Anda lebih kompleks daripada pesta ulang tahun, Anda membutuhkan lebih banyak

Elemen perencanaan acara

Setiap acara jenis apa pun akan memiliki bagian inti yang sama.

  • Tanggal dan waktu
  • Tempat (termasuk online)
  • hadirin
  • Orang-orang yang terlibat dalam pembuatannya
  • Materi (presentasi, katering)
  • Biaya

Juga akan selalu ada beberapa akibatnya. Tapi itu bisa jadi Anda memberikan pelaporan keuangan kepada investor, atau bisa jadi pengantin menulis catatan terima kasih, dalam hal ini masalah mereka.

Meskipun mereka mungkin akan bertanya siapa yang datang, dan menurut Anda siapa yang memberi mereka perahu saus itu.

Masing-masing elemen ini harus disiapkan dan ditangani, dan ada aplikasi Mac — dan iOS — untuk masing-masing elemen tersebut. Dan ada beberapa tumpang tindih antara elemen yang berbeda.

Tempat, tanggal dan waktu

Akan sangat bagus jika ini mudah. Anda ingin gereja ini atau gedung pertemuan itu, pada tanggal ini, untuk sebanyak ini orang, dan pada saat ini selama ini.

Tapi tempat bisa dipesan dan acara dapat memiliki nomor yang sangat berubah. Jadi malam mic terbuka kecil pribadi Anda di kedai kopi lokal dapat menjual begitu banyak tiket sehingga sekarang Anda terpaksa melihat Radio City Music Hall.

Atau tempat ideal dengan kapasitas yang tepat, katering terbaik, sistem audio terbaik di Amerika Utara, dan akses kursi roda yang mudah, hanya tersedia untuk minggu yang sama dengan acara perusahaan saingan.

Ditambah tempat bersifat subjektif. Anda dapat menentukan kapasitas dan pilihan katering yang Anda suka, Anda masih dapat menemukan bahwa tempat yang tampaknya ideal hanya mengerikan untuk beberapa alasan.

Jadi ya, aplikasi kalender akan memungkinkan Anda memasukkan waktu dan lokasi, tetapi sebelum Anda mencapai tahap itu, Anda membutuhkan lebih banyak. Itu tergantung seberapa terorganisir Anda, tetapi sesuatu yang lebih Anda butuhkan bisa berupa catatan di Apple Notes, atau spreadsheet di Numbers.

Spreadsheet lebih baik, baik itu aplikasi Numbers yang sudah ada di Mac Anda, atau Anda membeli Microsoft Excel.

Dengan spreadsheet, Anda dapat membuat daftar tempat yang Anda pertimbangkan, kemudian memiliki catatan di samping masing-masing dengan angka seperti biaya dan kapasitas, atau hal-hal tidak berwujud seperti ada bau kucing. Plus Anda dapat melacak apakah Anda sudah bertanya, memesan, membayar deposit, atau ditagih untuk seluruh jumlah.

Kemudian Anda dapat menggunakan pemfilteran untuk hanya menampilkan, katakanlah, tempat dengan tempat duduk untuk lebih dari 50 orang, dengan biaya di bawah $200, dan yang pernah Anda kunjungi.

Anda dapat memfilter daftar peserta di Numbers untuk menunjukkan siapa yang belum atau belum menjawab, dan banyak lagi

Anda dapat memfilter daftar peserta di Numbers untuk menunjukkan siapa yang belum atau belum menjawab, dan banyak lagi

hadirin

Anda melakukan acara ini untuk peserta Anda, jadi menurut Anda mereka bisa sedikit lebih kooperatif. Tapi tidak, Anda akan mengundang orang yang tidak pernah RSVP.

Sama halnya, Anda dapat mengorganisir acara ini untuk sebuah perusahaan yang lalai memberi tahu Anda bahwa mereka sekarang membutuhkan tempat duduk untuk orang-orang dari cabang Scranton baru mereka.

Akan menjadi satu hal jika peserta hanya berarti nomor yang harus Anda tangani, dan sebagian besar hanya itu. Jumlahnya mempengaruhi lokasi, berapa banyak tempat duduk, berapa banyak katering yang Anda butuhkan, berapa biaya pencetakan untuk lencana ID atau kartu tempat meja pernikahan.

Namun peserta bukanlah angka, mereka adalah manusia. Anda dapat dengan mudah membayangkan masalah dengan acara pernikahan di mana duduk Paman Pat di dekat bar praktis memesan pertarungan untuk tengah malam.

Namun bahkan dengan acara perusahaan di mana orang bisa menjadi orang asing, mungkin masih ada hierarki yang tidak berarti apa-apa bagi Anda — tetapi segalanya bagi mereka. Jadi jangan mencoba untuk mengunci denah tempat duduk terlalu kaku.

Tanpa membuka kartu kontak CEO, Anda dapat mengambil alamat emailnya dari Cardhop

Tanpa membuka kartu kontak CEO, Anda dapat mengambil alamat emailnya dari Cardhop

Mengundang orang dan melacak tanggapan

Benar-benar apa yang Anda inginkan di sini adalah aplikasi manajemen hubungan pelanggan (CRM) lengkap, seperti Daylite, dan waktu untuk mempelajari cara menggunakannya aplikasi $ 40/bulan ini. Namun, ada manfaat untuk tetap berpegang pada apa yang Anda ketahui, seperti aplikasi Kontak Mac sendiri.

Pergi untuk jalan tengah, meskipun, dan Cardhop. Aplikasi Mac dan iOS ini juga merupakan aplikasi berlangganan, tetapi mulai dari $3,33/bulan — dan itu juga memberi Anda aplikasi kalender Fantastis.

Manfaat dari kedua aplikasi adalah kecepatan.

Mungkin Anda perlu klien Anda untuk mengejar CEO yang terus tidak membalas email Anda. Buka Cardhop dengan menekan tombol, ketik kata “Salin email CEO” — dan selesai.

Anda akan mendapatkan daftar jika ada lebih dari satu orang yang cocok dengan “CEO”, tetapi bila Anda telah memilih yang benar, alamat email mereka ada di clipboard Anda. Tempelkan ke email, ke Pesan, di mana pun Anda suka, tanpa harus menggali detail kontak.

Demikian pula, penekanan tombol akan membuka Fantastical dan Anda dapat mengetikkan kata-kata, “Lihat McKenna’s di Maple Street, 1 siang, dua minggu dari Selasa.” Angka fantastis dari tanggal yang Anda maksud, muncul.

Di mana Anda akan mengalami masalah, dan di mana Anda mungkin ingin pindah ke aplikasi dan layanan seperti Daylite atau Eventleaf, melacak siapa yang telah diundang, siapa yang menjawab dengan mengatakan ya, dan seterusnya.

Aplikasi lain, sekarang termasuk Kalender Apple sendiri, memungkinkan Anda menambahkan teks bentuk bebas, tetapi Fantastical adalah yang paling andal dalam menguraikan detail yang benar

Aplikasi lain, sekarang termasuk Kalender Apple sendiri, memungkinkan Anda menambahkan teks bentuk bebas, tetapi Fantastical adalah yang paling andal dalam menguraikan detail yang benar

Baik Cardhop maupun Kontak Apple sendiri tidak mengizinkan Anda menandai seseorang sebagai datang atau tidak. Keduanya memiliki bidang catatan yang dapat dicari, dan keduanya memungkinkan Anda membuat grup pintar.

Jadi, Anda dapat memiliki grup yang berisi setiap orang yang memiliki kata “Ya” dalam catatan mereka, atau kelompok lain yang memiliki “Tidak”. Atau kelompok pintar yang tidak diragukan lagi lebih besar untuk orang-orang yang “Mungkin”.

Ada satu kemungkinan lagi, yang bahkan bisa gratis tergantung pada jumlah peserta yang Anda hadapi. Mailchimp dirancang untuk mengirim email pemasaran, tetapi sebagai bagian dari itu, ia memiliki manajemen daftar yang sangat baik.

Anda dapat memasukkan detail setiap orang tetapi kemudian menentukan grup yang lebih tepat. Jadi Anda berakhir dengan kemampuan untuk melihat daftar, katakanlah, semua undangan dari Inggris yang belum menjawab, dan siapa yang cukup mengganggu Anda untuk dikejar.

Bahan (presentasi, katering) dan biaya

Anda akan selalu memiliki anggaran, apakah itu besar atau kecil. Tetapi periksa apakah Anda harus mendapatkan konfirmasi sebelum membelanjakannya.

Sudah cukup umum bahwa Anda dapat membelanjakan apa pun yang Anda butuhkan dari anggaran, hingga jumlah tertentu. Pastikan untuk mengetahuinya terlebih dahulu.

Maka ini tidak mungkin menjadi jenis proyek di mana Anda akan selalu membutuhkan praktik akuntansi terperinci, tetapi Anda akan selalu membutuhkan tanda terima.

Namun, sangat mudah untuk melewatkan dampak dari pengeluaran berlebih di satu bidang, terutama pada anggaran yang ketat. Dan tidak pernah lebih daripada ketika Anda terutama memikirkan sisi editorial acara, pembicara tamu, slide mereka, dan sebagainya.

Anda harus memutuskan apakah akan melibatkan akuntan. Tetapi jika tidak jelas sejak awal bahwa Anda akan melakukannya, buatlah catatan yang sangat teratur — dan lakukan pertemuan yang sangat teratur. Melaporkan kembali ke klien tentang ke mana uang itu pergi akan membantu Anda.

Orang-orang yang terlibat dalam pembuatan acara

Jika acaranya adalah Anda plus semua peserta, maka Anda akan sibuk. Tetapi dalam hal ini Anda benar-benar bekerja untuk diri sendiri, jadi apa pun yang Anda perlukan untuk menyelesaikan sesuatu adalah apa yang harus Anda lakukan.

Namun, jangan mencoba untuk menyimpan semua ini di kepala Anda. Dapatkan aplikasi To Do, dan aplikasi yang kuat. Ada Pengingat Apple sendiri, dan itu diremehkan, tetapi ketika Anda membuat acara, Anda membutuhkan sesuatu yang lebih baik.

OmniFocus ($50) dan Things ($50) adalah aplikasi To Do kelas berat di Mac, iPhone, dan iPad. Jika Anda punya waktu, dapatkan versi uji coba masing-masing dan ujilah untuk melihat mana yang cocok untuk Anda.

Jangan mengubah aplikasi To Do Anda di tengah produksi acara. Kecuali, hal-hal tiba-tiba berkembang dan alih-alih bekerja sendiri, Anda sekarang memiliki staf.

OmniFokus.  Latar Belakang: To Do list acara Anda dengan tanggal dan apa yang harus dilakukan hari ini.  Latar depan: pilih untuk hanya melihat tugas mendesak di mana Anda sedang menunggu orang lain

OmniFokus. Latar Belakang: To Do list acara Anda dengan tanggal dan apa yang harus dilakukan hari ini. Latar depan: pilih untuk hanya melihat tugas mendesak di mana Anda sedang menunggu orang lain

Staf harus dibayar, yang merupakan alasan lain untuk mendapatkan seorang akuntan. Tetapi dari sudut pandang mendapatkan bantuan untuk mencapai proyek Anda, masalah terbesar adalah Anda harus dapat mendelegasikan pekerjaan kepada mereka.

Menganggap Anda tahu mereka dapat dan akan melakukannya, ini menjadi masalah untuk menemukan elemen produksi acara mana yang dapat Anda putuskan untuk diberikan kepada mereka. Ini juga masalah bagaimana Anda tahu kapan mereka melakukannya.

Plus, jika Anda dapat memecah acara menjadi tugas individu, maka ada pertanyaan kapan itu bisa dilakukan. Mungkin katering membutuhkan angka akhir pada hari Selasa, tetapi angka terakhir itu tergantung pada apakah kesepakatan Scranton tercapai.

Jadi, Anda dapat memberikan pertanyaan katering kepada satu orang, tetapi dia tidak dapat melakukannya sampai seseorang mengonfirmasi kesepakatan.

Saat Anda masuk ke tingkat detail ini, dan saat Anda menggunakan setidaknya jumlah orang ini, Anda membutuhkan lebih dari sekadar aplikasi To Do.

Aplikasi manajemen proyek

Anda mendapatkan banyak kerumitan saat pertama kali pindah ke aplikasi manajemen proyek (PM). Namun, Anda juga berpotensi mendapatkan perjalanan yang lebih mulus dengan masalah pembagian tugas ini kepada orang-orang saat mereka siap.

Aplikasi PM menangani dependensi, ketika tugas ini bergantung pada yang sedang diselesaikan, misalnya.

Mereka juga dapat melakukan pengelolaan sumber daya yang sangat kompleks. Katakanlah klien Anda melihat Anda membutuhkan bantuan dan meminta anggota staf untuk mengambil beberapa tugas dari tangan Anda. Tapi anggota staf itu hanya ada di sini Senin dan Kamis pagi.

Aplikasi PM apa pun akan menanganinya.

Jika Anda melakukan satu acara, atau jika itu kecil, maka aplikasi PM mungkin terlalu rumit untuk diambil dengan cukup cepat. Dan mereka tentu saja berlebihan.

Tapi periksa OmniPlan. Tersedia sebagai pembelian satu kali $200, atau langganan mulai $20/bulan, OmniPlan adalah aplikasi manajemen proyek untuk Mac, iPad, dan iPhone.

Ada juga uji coba gratis, tetapi pastikan untuk mendapatkannya ketika Anda punya waktu. Jangan menggunakan aplikasi PM apa pun saat Anda sudah tiga minggu memasuki acara empat bulan.

Setelahnya

Setiap peristiwa memiliki akibat dan setiap peristiwa memiliki konsekuensi. Ditambah lagi, setiap acara membutuhkan penyelesaian, entah itu ucapan terima kasih, atau pembayaran staf Anda.

Semua aplikasi yang disebutkan di sini akan membantu semua itu. Dan semua aplikasi juga membuat ketagihan.

Hasilkan satu pernikahan menggunakan semua ini, dan Anda akan gatal untuk mengatur baby shower sesudahnya juga.

Leave a Reply

Your email address will not be published.